Данная заметка составлена для спикеров на "EasyConf 2020", но подойдет и на любой другой ивент, например, "GuruConf", "Antikonfa", "Dvoma. Pro" и другие. Мы сталкиваемся всегда с определенными вызовами, поэтому хотелось бы, чтобы эта статья помогла всем нам проводить ивенты лучше, спикерам делать свои доклады качественнее, а участникам довольными уходить с конференций после их завершения.

Где и когда будет проходить?

Итак, "EasyConf" пройдет по адресу город Киев, улица Вадима Гетьмана 6, этаж 5.
Локация называется "Mercure Kyiv Congress Hall".
Сразу хотим сказать, что в ТРЦ "Cosmopolite" есть еще локация на 4-ом этаже.
Наша конференция будет проходить именно на 5-ом этаже.
На конференции будет 2 потока с докладами "Маркетинг" и "Бизнес". Также будет выставка со стендами.
Дата: 20 февраля 2020 года. Начало докладов в 11:00.

Требования по презентациям:

Тайминг. Пезентация 25 минут + вопросы 5 минут. Всего 30 минут.
Потоки идут синхронно, поэтому важно соблюдать тайминг докладов.
В каждом потоке 13 спикеров, которые выступают с 11 до 18 часов.
С 14 до 14:45 время для общения и кофе-брейка.
Темы каждого спикера уже оговорены в индивидуальном порядке и анoнсированы на сайте конференции.

Презентация. Присылайте заранее. Убедитесь, что организаторы ее получили.
Презентацию надо отправить за 2 недели до ивента.
Формате .pdf и/или .pptx, также можно линк на google.docs
Не делайте презентацию огромных размеров.
Оптимальный размер - до 50Мб.
Соотношения сторон должно быть 16:9! 
Не стоит встраивать видео внутрь презентаци.
Встроенное видео может усложнить процесс выступления и передачи файла.
Лучше сделать ссылку на видео на YouTube или убрать видео вообще.
Мы рекомендуем использовать редактор презентаций в Google Docs.
Добавьте свои контакты в последнем слайде!
Используйте только системные шрифты, например, Arial или Helvetica.
Cтарайтесь использоваться в слайдах максимально контрастные цвета.
Увеличьте насыщенность и контрастность всех картинок.
Не стоит делать цветной текст и фон просто ради красоты.
Цветопередача у проектора бывает непредсказуемой.
Избегайте сжатых и тонких шрифтов, линий и элементов.
Пишите просто и коротко. Читать с экрана — боль.
С расстояния в 7-8 метров изображение на огромном двухметровом экране проектора оказывается в несколько раз меньше, чем на небольшом мониторе ноутбука.

Получите 9 выгод от спикерства:

1. Привлечь максимум потенциальных клиентов.
2. Раскрыть в нужном свете достоинства своего продукта.
3. Найти партнеров, представителей и всех, с кем можно сотрудничать.
4. Сформировать положительный имидж продукта и компании.
5. Напомнить о себе уже существующим клиентам и партнерам.
6. Получить прямую связь с клиентом.
7. Найти решение текущих вопросов.
8. Вдохновиться на дальнейшее развитие. 
9. Сформировать позитивный личный имидж.

Советы спикерам по докладу:

Совет 1: Большой конференции – большую тему
Совет 2: Проработайте тезисы и презентацию
Совет 3: Сфокусируйтесь на вопросах «Почему» и «Как»
Совет 4: Увеличивайте количество подписчиков
Совет 5: Выберите специализацию доклада
Совет 6: Анализируйте опыт других своих выступлений
Совет 7: Покажите тезисы и презентацию другим людям - что они думают? Возможно, есть что улучшить?

Рекомендации и пожелания для спикеров:

Снимите видеоприглашение на ваш доклад и конференцию заранее. Выложите его в Сеть или пришлите организаторам. Это поможет привлечь больше внимания к вам и вашему докладу. Таким образом вы получите больше эффект от ивента.

Сделайте репост в социальных сетях - это позволит собрать на конференцию вашу лояльную аудиторию из подписчиков, а также привлечь внимание текущих участников к вашему докладу.

Проведите розыгрыш билетов у себя в социальных сетях. Организаторы предусматривают для таких целей промобилеты.

Разместите сторис в Инстаграме и Фейсбуке - это отличный инфоповод, он привлечет дополнительную аудиторию на ваш доклад.

Предоставьте все контакты: телеграм, почта, телефон, ссылка на профили в Инстаграм и Фейсбук. В случае необходимости организаторы смогут с вами быстро связаться.

Сообщите заранее когда и как приезжаете. Организаторам важно понимать, что у вас все хорошо с билетами (часто спикеры из других городов и стран), а также с проживанием. Самая важная информация даты и время прилетов и улетов, а также место, где вы останаливаетесь. Если вам необходима помощь с бронированиями, то организаторы могут помочь с этим.

Убедитесь, что ваша презентация есть на компьютере в вашем зале. На всякий случай мы рекомендуем взять с собой презентацию также на флешке (именно на флешке, так как при большом количестве людей могут быть проблемы с Wi-Fi). Или отправить презентацию заранее по почте, указанной на сайте, сохранить презентацию в облаке, скинуть презентацию в телеграм организаторам.

Само выступление — это очень важно. Оно оставляет одно из главных впечатлений от презентации компании, продукта или услуги.

Вы читаете со слайдов. Используйте слайды как доску, на которой хороший учитель рисует схему или пошагово объясняет пример. Зрители читают в десять раз быстрее, чем мы зачитываем вслух. Поэтому никто не любит, когда спикер просто читает то, что написано на слайде. Так можно потерять аудиторию достаточно быстро.

Если вам нужна лазерная указка, чтобы показать аудитории, в какое место слайда смотреть — скорее всего, ваши слайды перегружены. Но указка может сильно добавить динамики вашему докладу. Используйте инструментарий правильно!

Показываете лишние слайды. При подготовке презентации стоит помнить об её адаптации под аудиторию и запросы. Адаптируйте презентацию под конкретного клиента — для этого создаются специальные файлы-конструкторы презентаций.

Не пролистывайте слайды часто. Это могут воспринять как пренебрежительное отношение или плохую подготовку.

Показываете в действии то, что презентуете. Разделяйте демонстрацию и презентацию на отдельные блоки своего выступления, не смешивайте их. Если у вас продукт — показывайте его вживую, на компьютере или прямо на встрече. Так все смогут понять его работу или потрогать на ощупь. Вы в это время должны следить за их реакцией, а не продолжать выступление.

Не успеваете уложиться в тайминг. Вы должны задолго до дня выступления знать, сколько минут длится ваша презентация (с точностью до 1-2 минут). Для этого проводите репетиции — чем больше, тем лучше. Так вы отточите работу со слушателями.

Не управляете вниманием и интересом.  Запишите 3-5 ключевых мыслей и научитесь уверенно объяснять их, не читая текст. Затем вы можете добавить контент и примеры.

Чем больше репетиций перед живыми людьми вы сделаете, тем больше нюансов заметите в своем рассказе. Когда вы их подкорректируете, это заметно улучшит вашу презентацию.

Как провести доклад лучше?

Прибытие. По прибытии на конференцию первым делом необходимо зарегистрироваться. Вы можете ускорить и упростить процесс регистрации, если поможете организаторам найти свое имя в списке и подтвердите свое участие.

Вы являетесь спикером на конференции, поэтому стоит прийти заранее. Вы сможете пообщаться с участниками конференции, выпить кофе. Участники также будут признательны, если у вас будет возможность остаться на некоторое время после выступления для решения отдельных вопросов и получения комплиментов! Уделяя время участникам, Вы проявите уважение к своей аудитории, что поможет увеличить количество потенциальных клиентов и партнеров.

Dress code. Если Вы сомневаетесь, в чем выступать, то лучше посмотрите фотографии предыдущих конференций, чтобы получить более точное понимание, как лучше выглядеть.

Визитки. Каждый участник конференции приносит с собой визитки в достаточном количестве. Основной целью конференции является нетворкинг. Берите с собой побольше визиток!

Поберегите силы. Мы настоятельно рекомендуем беречь себя за день до выступления, а также на самом ивенте. Крайне НЕ рекомендуем употребление «лишних» напитков за день до конференции и перед своим докладом.

На конференции, как правило, есть много соблазнов - выйти за едой и напитками, пообщаться или еще куда-то. Будьте корректными и дисциплинированными, ведь важнее сконцентрироваться на цели мероприятия.

Придите заранее на свой доклад, минимум за 15 минут, но лучше послушать предыдущего докладчика, чтобы модератор и менеджер ивента не искали вас. Согласитесь, что круто, когда все проходит планомерно и без неврозов :-)

У вас есть всего 30 минут. Из которых 25 минут на ваш доклад, а 5 минут на вопросы. Прогоните заранее вашу презентацию, чтобы успеть вложиться в обозначенное время и рассказать самое важное. После доклада у вас будет довольно много времени на общение в кулуарах с участниками.

Будьте готовы к форс-мажорам. Организаторы стараются и делают все возможное, чтобы не возникло различных ЧП, но все же сообщите нам, если вы видите, что пошло что-то не так. Особенно, если это может подпортить вам выступление.

Со своей стороны, мы приготовим для вас отличное место и аудиторию для выступления:

• экран с соотношением 16 на 9,
• кликер
• микрофон
• загруженную презентацию заранее
• таблички с напоминанием тайминга

Сам доклад

Представьтесь. Краткая информация о себе – имя, место работы, чем занимаетесь, можно фото для тех, кто будет смотреть слайды отдельно.

План доклада. несколько пунктов, о чём будет доклад. Это могут быть его главы (кстати, составление плана может помочь грамотнее структурировать доклад ещё при создании).

Зачем? Кратко рассказать, чем может быть полезно остальным – и разработчикам, и руководителям, и клиентам.

Итоги. В конце доклада ещё раз пройтись по плану и подвести итог по каждому пункту – что узнали, чему научились.

Еще немного рекомендаций:

Работа с модератором. Будет выглядеть отлично, если поприветствовать модератора потока рукопожатием.

Избегайте жаргона и малоизвестных аббревиатур. Как правило, это признак небрежности в речи. Лучше всего объяснить термин, а не снисходительно сокращать его значение. Объясняя то, что вы имеете в виду, люди будут тянуться к Вам.

Избегайте ляпов. Выступающим стоит избегать извинений во время своих презентаций и признаний в отсутствии подготовки. Спикер не должен говорить "В заключение" или "У меня осталось только несколько минут ", когда он только рассказал половину презентации. Это заставляет аудиторию ожидать скорейшего прекращения презентации, быть менее внимательными.

Делайте шаги навстречу залу, не стойте на одном уровне и тем более позади экрана. Жестикулируйте. Как можно чаще используйте иконки и рисунки.

Работа с залом. Разнообразные "поднимите руку кто ...", "Да, [имя]?", простые шутки позволяют разрядить обстановку и расположить к себе зал.

Не надо смотреть на экран сзади. Это важно. Нельзя поворачиваться к слушателям спиной. Если нужно прочитать что-то со слайда, то лучше попросить трибуну/столик и поставить туда ноут так, чтобы были видны слайды.

Смотреть в зал. Зрительный контакт со слушателями. Если сначала это сложно, просите знакомых сесть в первые ряды и смотри на них. Переводите взгляд в разные части зала.

Громкость голоса. Это желательное поведение. Повышение голоса в нужный момент позволяет привлечь внимание аудитории. Особенно хорошо на сложных докладах, когда от обилия информации люди начинают спать.

После доклада и конференции:

После выступления не забудьте пообщаться с вашими слушателями в кулуарах и ответить на их многочисленные вопросы. А также поблагодарить участников, что они пришли на конференцию и ваш доклад.

Разместите несколько фото и видео в сторис, сделайте фото и видео в инстаграме и фейсбуке. Небольшой отчет с вашего доклада и конференции укрепит ваш личный бренд среди целевой аудитории и ваших подписчиков.

Сделайте фидбек организаторам по проведению конференции. Расскажите, что было сделано хорошо, а что можно улучшить и как именно? Это несомненно улучшит проведение ивента в будущем!